De fleste virksomheder står imidlertid uden større erfaring med ERP markedet, og for at undgå dyre lærepenge har man ofte brug for både rådgivning og vejledning i alle de forhold, der er forbundet med at investere i nyt ERP. Du kan i det følgende få inspiration til en række overvejelser, du kan gøre dig, når du skal investere i nyt ERP.

1.        Behov  

• Er jeg moden til nyt system? Hvorfor?
• Hvad vil jeg opnå med det nye system?
• Hvor meget skal der tilrettes?
• Hvor stort et system skal jeg anskaffe?
• Kan jeg klare mig med opdateringer af det gamle eller er det for dyrt i længden?
• Hvad er mit næstbedste alternativ til nyt system?
• Skal jeg fokusere på sikkerhed eller nye funktionaliteter? Kan man få begge? 
• Hvornår skal det køre live? Ved nyt regnskabsår? 
• Skal der være superbrugere, og i givet fald hvem?
• Hvor lang tid tager det før det nye system kører problemfrit?  

2.        Investeringen/Økonomi  

• Hvad må det maks koste? Kan jeg sætte en pris på mine enkelte behov?
• Hvordan kan jeg spare på opgraderingerne?
• Hvor dyre er tilretninger?  
• Hvordan kan jeg minimere prisen på konsulentydelser?

3.        Planlægningen  

• Hvem skal være ansvarlig for planlægningen
• Hvad står vi for/Hvad står leverandøren for?
• Hvem skal være involveret i hvilke faser af projektet?
• Hvem skal have ansvaret for de enkelte faser?  
• Hvornår skal systemet være køreklart?

4.        Implementeringen  

• Hvem skal være ansvarlig for implementeringen
• Hvad står vi for/Hvad står leverandøren for?
• Er der en detaljeret implementeringsplan?
• Hvem skal være involveret i hvilke faser af implementeringen?
• Hvem skal have ansvaret for de enkelte faser?  

5.        Interne forhold  

• Er der psykologiske barrierer hos mine medarbejdere, som skal overvindes først?
• Hvad skal der til for at mine medarbejdere tager ejerskab af den del der vedrører dem i processen?
• Hvem i organisationen skal være involveret i dele af processen?
• Hvor mange ressourcer skal jeg fritstille til opgaven?  
• Er der søsterselskaber eller datterselskaber, som samtidigt burde overveje, at skifte?

6.        Sikkerhed  

• Er min nuværende hardware sikker?
• Kører mit nuværende software/ERP system sikkert?
• Er min firewall sikker?  

7.        Leverandøren

• Skal man selv hoste løsningen eller er outsourcing ok?
• Hvilke typer leverandører findes der?
• Hvilke software løsninger finde der?
• Betyder størrelse mindre kundevenlighed og sikkerhed?
• Hvilken leverandørtype skal jeg gå efter? Stor eller lille?
• Hvor meget begrænser jeg mig til én leverandør?
• Hvilken track-record har den pågældende leverandør?    

8.        Systemet/Teknikken  

• Er det fremtidssikret?
• Har jeg overblik over de systemer der findes?
• Er det brugervenligt?
• Hvor fleksibelt er systemet?
• Hvor nemt og logisk er det at bruge for ældre medarbejdere?
• Hvor langt er der til udvikleren af systemet?
• Hvilken hardware er nødvendig for en sikker drift?
• Hvad med sikkerheden i systemet, f.eks. for hacking?
• Er et internetbaseret system sikkert?
• Hvor hurtigt er det?
• Hvilke typer moduler findes, som er relevante for min virksomhed?
• Har de en brancheløsning tilpasset min virksomhed? 
• Kan systemet vokse med min virksomhed?
• Kan jeg vælge funktioner fra hvis jeg ikke længere har brug for dem?
• Har jeg plads til den nye hardware, der er brug for?
• Skal systemet være et godt afprøvet system eller tillader jeg et helt nyt?
• Er der down-time, og i så fald hvor meget og hvor ofte?
• Skal der være elektroniske interfaces til kunder og leverandører?
• Hvilke elektroniske formater kan systemet håndtere?
• Er systemet international standard?
• Hvilke sprog er systemet udviklet i?
• Kan jeg bruge den pågældende database?

Yderligere overvejelser og finansiering

Efter disse overvejelser, bør du se på din økonomi. Har du råd til at købe det ERP, du søger eller allerede har fundet? Når du skal købe ERP, er det væsentligt at få lagt et realistisk budget. Det er vigtigt at beslutte, hvor mange penge der skal være til vedligehold og forbrug hver måned.

Og samtidig skal du tage højde for, at en del forhold ændrer sig på grund af investeringen; eksempelvis bliver en del arbejdsgange/processer hurtigere. Dette betyder frigørelse af enkelte medarbejderes tid. Denne tid burde kalkuleres og bruges til at højne produktiviteten i virksomheden. Ligeledes skal der tages højde for afskrivningsprocenten i systemet samt en eventuel nødvendig investering i nyere hardware til enkelte medarbejdere. Afslutningsvis har du måske behov for alternativ finansiering af anskaffelsessummen. Èn ofte anvendt metode er her leasing. Dette formidler Atomic Software A/S, hvis virksomheden ønsker det.